数十種類の媒体を顧客ごとに選定する同梱業務

― 媒体管理部　業務管理ユニットの業務内容について教えて下さい。

＜船山氏＞
カタログやチラシで使用する用紙やDM送付時に使用するフィルムの購買から、発送作業の管理まで実施しています。また、お客様にお届けする商品への同梱業務も行なっています。各媒体企画担当者と連携しながら、どの媒体をいつからいつまで同梱するか？対象者のセグメントはどのように設定するか？コスト管理、在庫管理も含めて担当しています。

商品への同梱に関しては、ご注文をいただくたびにお客様の属性や購買状況などに応じて数十種類のチラシ・カタログの中から同梱する物を自動選定し、同梱システムに連携しています。一人あたり0~10種類程度のチラシ・カタログを同梱することになります。

― 従来の同梱業務の課題について教えてください。

＜船山氏＞
今までは、昔ながらのシステムを利用していたので、セグメントの条件が限られており、操作性が悪く、非効率な抽出作業となっていたことが課題でした。また、以前のシステムでは受注数を予測し、同梱部数を事前にシミュレーションすることができないので、カタログやチラシを制作する担当者から「同梱用に何部刷ればいいか？」と尋ねられても、過去の類似した条件の実績をベースに推測で答えることしかできず、時には同梱消化スピードが想定と大きく異なり、途中で慌てて同梱セグメント条件を変更するといった事態も起きていました。

メールとは異なり同梱は印刷物のため、部数の予測も業務には重要で、無駄な同梱の削減やコスト効率化、そして受け取ったお客様の顧客満足度アップのためにも、同梱業務を改善したいと考えていました。

5分以内に顧客ごとの同梱データを生成

― 同梱システムを複数検討されたのですね。検討のポイントとしてはどこを重視していましたか？

＜船山氏＞
同じようにセグメントを作成するツールはいくつかありましたが、弊社の場合は「注文データが来てから5分以内に、「誰にどの媒体をお送りするか」を決めた同梱データを作成し、物流センターに渡さないといけない」という処理速度の制約が大きな障壁でした。

柔軟なセグメント設定ができる点はもちろん、大量の注文データ＆多くの媒体組み合わせに対しても5分以内に誰に何を同梱すべきかのセグメントを作成し、既存の発伝システムにデータ連携ができるツールはAIMSTARだけでした。

弊社は部署異動も多いため、専門知識が不要で簡単な画面操作のみで設定ができ、システム的な知識がない未経験者でも感覚的に使えそうなイメージだった点も大きなポイントです。

シミュレーションと実績分析での活用

― AIMSTARを同梱セグメント作成にご利用いただいておりますが、課題でお伺いした「シミュレーション」についての活用などのご利用状況はいかがでしょうか？

＜船山氏＞
AIMSTARは、①同梱セグメント生成　②シミュレーション　③実績分析で使っています。

①同梱セグメント生成に関しては今までお話した通り、顧客の購買状況に応じて同梱媒体を選択した同梱データを作成しています。
②シミュレーションは、同梱媒体を印刷する前などに過去実績を用いて希望条件に該当する顧客が何人いるのかを確認し、条件の修正や印刷部数を決定するデータとして活用しています。
③実績分析は、過去の同梱実績と売上実績をもとに「同梱媒体ごとにレスポンスの高い商品カテゴリは何か？」など、次のセグメントを検討するデータとして活用しています。

作業時間は1/3に。シミュレーションと実績分析で無駄の削減とCV率UP

― AIMSTARによる同梱セグメント開始後、効果として実感されていることはありますか？

＜船山氏＞
同梱セグメント設定作業時間がおよそ1/3に短縮されたことが最も大きいです。他にも、過去実績から「この媒体は1ヵ月でなくなりそうだ」と思ってもシミュレーションの結果予想と乖離があり事前に部数調整をかけられるようになるなど、無駄の削減につながっています。まだ具体的な数字はお伝え出来ないのですが、昨年と比較し精緻なセグメントができるようになった結果CV率も向上している感触はあります。

― 今後のお取り組み予定について教えてください。

各部署に以前のシステムでは実現できなかった新しいセグメント作成ができるようになったことを伝えたところ、「新しくこういうセグメント条件でお客様に同梱したい」という希望が出てきました。効果も出てきたので、セグメント項目を増やすことや、セグメント作成に使用するデータの期間を延ばすなど、より精緻なセグメント/実績分析に向けてもトライしていきます。

― 本日は貴重なお話ありがとうございました。